Factuurprogramma voor je BV: meer dan alleen facturen

Factureren lijkt eenvoudig: bedrag, omschrijving, BTW-percentage, versturen. Maar als BV-eigenaar heb je te maken met wettelijke eisen die een simpele factuur-app niet altijd afdekt. Je factuur moet voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst: KVK-nummer, BTW-nummer, opeenvolgend factuurnummer, en de juiste BTW-specificatie.

Daarnaast wil je dat je factuurprogramma integreert met je boekhouding. Een losse factuur-app die niet praat met je administratie betekent dubbel werk: factureren in de ene app, boeken in de andere. Voor een BV met tientallen facturen per maand is dat onhoudbaar.

Veel ondernemers beginnen met een gratis factuurprogramma of een Word-template. Dat werkt tot je je eerste BTW-aangifte doet en ontdekt dat je handmatig moet bijhouden welke facturen betaald zijn, welk BTW-bedrag je hebt gefactureerd, en of je verleggingsregeling correct hebt toegepast bij een buitenlandse klant.

Die verborgen kosten zijn niet in euro's maar in tijd en risico. Een vergeten verleggingsregeling op een factuur aan een Belgisch bedrijf leidt tot een BTW-naheffing. Een niet-verstuurd herinnerinkje kost je cashflow. Een factuurnummerreeks met gaten roept vragen op bij een controle.

De les: je factuurprogramma moet geen losstaand tooltje zijn, maar onderdeel van je boekhouding.

In FINEO is Aria de AI-agent die facturatie verzorgt. Aria doet meer dan facturen opmaken:

Automatische herinneringen: Aria stuurt betaalherinneringen op basis van je instellingen. Eerste herinnering na 14 dagen, tweede na 30, escalatie na 45 — jij bepaalt het schema.

BTW-controle: Aria past automatisch het juiste BTW-tarief toe op basis van het type dienst en de locatie van je klant. Intracommunautair? Verleggingsregeling. Buiten de EU? Nultarief. Je hoeft het niet zelf uit te zoeken.

Creditnota's: Een creditnota aanmaken die correct verwijst naar de oorspronkelijke factuur en de BTW netjes terugdraait? Aria doet het in één klik.

Koppeling met je boekhouding: Elke factuur die Aria verstuurt, wordt automatisch geboekt. Betaling ontvangen? Finn matcht de banktransactie aan de openstaande factuur.

Bij FINEO is facturatie niet een module die je erbij koopt — het is onderdeel van het geheel. Aria werkt samen met de andere agents: Finn voor betalingsmatching, Vera voor BTW-compliance, en Cas voor cashflow-inzicht op basis van openstaande facturen.

Dat betekent dat je in één dashboard ziet: welke facturen openstaan, wat je BTW-positie is, en hoe je cashflow er de komende weken uitziet. Geen aparte tools, geen exports, geen copy-paste.

Facturatie zit in elk FINEO-pakket, inclusief het Zelf doen-pakket vanaf €24/mnd. Je stelt je bedrijfsgegevens in, uploadt eventueel je logo, en je kunt direct facturen versturen die voldoen aan alle wettelijke eisen.

Richt je je BV op via MijnBV? Dan is je eerste factuur soms al klaar voordat je eerste klant betaalt. Zes maanden gratis FINEO betekent zes maanden gratis factureren, boeken, en BTW-aangifte.